Ohne die richtige Software läuft nichts, auch nicht bei der PR. Jede Presse Agentur muss zahlreiche Programme einsetzen, damit sie die Anforderungen ihrer Kunden erfüllen kann.

Dabei ist eines der wichtigsten Tools das E-Mail Programm. Pressemitteilungen werden heute kostengünstig und effizient per E-Mail an viele verschiedene Redaktionen gleichzeitig verschickt. Ein gutes Programm sollte dem Mitarbeiter diese Aufgabe so weit wie möglich erleichtern. Deshalb sollte das Programm Funktionen mitbringen, mit deren Hilfe sich die eigenen Kontakte zu Gruppen zusammenfassen lassen. So kann der Versender Pressemitteilungen zu einem bestimmten Fachgebiet an eine definierte Gruppe von Journalisten verschicken.

Die erfolgreiche Pressearbeit Agentur wird mit der Zeit ein großes Netzwerk an Kunden aufbauen, das es so effizient wie möglich zu verwalten gilt. Dabei sind CRM Programme sehr hilfreich. Die Abkürzung bedeutet Customer Relationship Management, also das Management der Beziehung zum Kunden. CRM Programme werden dazu benutzt, Kundendaten zu verwalten. Sie enthalten beispielsweise Funktionen, um den richtigen Ansprechpartner vor Ort zu finden. Das ist besonders dann nützlich, wenn die Pressearbeit Agentur für einzelne Abteilungen eines Unternehmens tätig ist und dort jeweils einen eigenen Ansprechpartner hat.

Ebenso kann mit einem guten CRM Programm ermittelt werden, wann es den letzten Auftrag eines Kunden gegeben hat. So hat die Agentur die Möglichkeit Kunden anzuschreiben, die längere Zeit keine neuen Aufträge mehr vergeben haben. Ebenso kann das Programm dazu benutzt werden neue Kunden zu gewinnen, indem man ihre Daten eingibt und sie dann von Mitarbeiter per E-Mail oder Telefon kontaktieren lässt.

Die Erinnerungsfunktion der Software wird unter anderem dazu genutzt, Kunden einige Zeit nach der Auftragsvergabe zu kontaktieren. So kann die Agentur beispielsweise 14 Tage nach Auftragsende nachfragen, ob denn alles zur vollen Zufriedenheit des Kunden gelaufen ist. Auch auf diese Weise bringt man sich bei ihm in - hoffentlich positive - Erinnerung und kann vielleicht einen Folgeauftrag sichern.